~輔大動漫電玩研習社~

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【社務】會議紀錄0511

 肆、提案內容:

一、OPED大會檢討:
  1. 事前準備:
    1. 地點:1樓演講廳之設備不夠完善,麥克風及播放歌曲之音質效果不好,之後建議更換地點,或是借用優質的設備。
    2. 排演:最好能借到前一天來進行,且多找一些社員來,以免排演人數少而無發現問題。
    3. 機動人員數量不足,且無事前做訓練,之後應都要向機動人員說明清楚工作內容,並進行過排練,需再多設一位人員負責音控。
    4. 開放點歌單後,應要加強實體宣傳。
    5. 此次海報宣傳部分,因美宣一直拖延至活動開始前兩天才完稿,之後卻沒有送印,導致此次活動沒有海報,之後的活動若美宣超過規定交稿時間,應直接找人替換。
  2. 實際狀況:
  1. 音響及音量一開始狀況都不好,忽大忽小聲,混音器無法調整,經調整後只有些微改善,之後OPED活動若能邀請到廣播藝術社一起合作,可解決此問題。
  2. 1樓演講廳的麥克風音量太小聲,所以之後直接借用707及麥克風3台以上,且在傳遞麥克風時可用有顏色之色帶做記號,以方便機動人員傳遞。
  3. 事前未在座位上明確安排外校來賓之座位,導致有社員入座及外校來賓隨意入座,之後可直接擺放告示牌標明。
  4. 之前HDMI線未保管好,所以遺失,是活動當天才拿到,因此社團之器材要在社辦設置一處固定位置收好。
  5. 線材不夠長,需要5公尺以上,考慮到價錢問題,之後可以和廣播藝術社討論借用。
  6. 因事前沒有說明清楚,在活動進行中若要外出須走之路線,導致當時有人是從舞台前面繞過,這點之後須注意說明,並打在注意事項中。
  1. 事後收拾:
  1. 有社員在活動結束後,被外校來賓搭訕騷擾,這點將在之後多宣達要自我保護。
  2. 安排外校之座位區,人數上有超過,但由於無法預測外校來賓之人數,因此是直接將舞台左半邊之座位全數空出外賓,之後也比照辦理。
  3. 收拾完後,除了活動場地,其他地方也巡視,要確認所有來賓已離開,且工作人員都到齊後再離開。
二、透視教學社課檢討:
  1. 事前準備:
  1. 場地、麥克風準備無問題。
  2. 老師因有事所以無法提前趕到,因此無法事先設定好器材。
  3. 事先沒有和老師進行試上,因此課程內容無法先調整。
  1. 實際狀況:課程中,老師中途一直接電話而打斷課程,因無事先說明清楚,之後在向外校聘請人員時,都要說明清楚。
  2. 事後收拾:
  1. 音源線遺失,收拾未確實。
  2. 1樓的白板要將之前社團活動的宣傳擦乾淨。
三、九校聯合成果展:
  1. 目前情況回報:
  1. 5/2開會時,輔大被推選為總召,之後因中美堂要整修,無法借到後,場地改為師大中正堂,舉辦時間為7/18,早上8:00各校開始準備,活動9點開始至下午3點半。
  2. 目前共同經費各校平均分攤,27000元,建議可以向學校自治組織部分申請獎金,及向外尋求廠商贊助。
  3. 場地費為7500元,器材費暫時預計10000元。
  4. 美宣組(負責學校:致理技術學院):經費14000元,包含宣傳單、海報、場刊、小卡、印刷、場地布置,場刊內頁由各個學校美宣負責,再交給致理彙整,封面由世新大學負責,海報由輔大負責。
  5. 公關組(負責學校:東吳大學):經費4500元,包含宣傳品、信封紙、資訊宣傳等。
  6. 人力組(負責學校:台北科大):經費7700,包含人力安排、活動當天場控、場地復原等。
  7. 財務組(負責學校:政治大學):收付現金、記帳、做預算書等,活動當天入場費訂為70元。
  8. 活動組(負責學校:亞東技術學院):包含遊戲規劃、遊戲劇本、主持人、表演驗收等。
  9. 場器組(負責學校:城市科大):包含音控、器材架設及收回、影片拍攝等。
  1. 目前先了解各校進度,並調整各校之工作分配,以方便作業。
  2. 之前的開會都未向幹部明確報告進度,導致幹部們不理解情況,這點須做改善。
  3. 星期三將召開社員大會,向社團進行說明。
五、評鑑準備:
  1. 目前修整狀況回報:
  1. 文書股:已將之後的會議紀錄、社課及社課統計補上,目前缺少會議議程和簽到表未補上。
  2. 綜合資料股:公關獨立出一本,星期三前製作完成,交接資訊及修改社團章程之會議記錄需放進綜合資料股。
  3. 活動股:目前缺少大學入門資料、服務學習、各活動檢討會及問卷和統計資料。
  4. 總務股:帳目和發票都做好記號。
  5. 目前各股均缺少資料夾側邊、目錄重編。
  1. 各股需在星期三前將缺少部分補上,星期三中午做第一次確認,及評鑑演練。
  2. 星期五布置社辦,將桌子、社辦內部整理乾淨。
六、社務近況:
  1. 社刊目前剩下15本,繼續宣傳。
  2. 送舊餐會報名表單截止至5月底,時間是7/9()下午1點。
  3. 下堂社課是繪圖教學(),試上時間訂為下星期一5/18中午在哲圖。
  4. 電玩小賽5/27,宣傳單製作完成,開放報名表單。
伍、臨時動議:維修社辦上方之電風扇。
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