~輔大動漫電玩研習社~

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【社務】會議記錄0505


肆、提案討論
  一、行前準備
    1. 借場地時出了一些差錯,借到的場地並不是先前如行事曆上所公布之地下演講廳,而為一樓演講廳。
    2. 光碟壓製完成的日期太晚。OPED組長分派予幫手的工作,應有明確的截止日。(社長有盯進度)
    3. 海報遲交,使海報無法如期在校園內張貼。總幹未盡催稿的責任。雖最後有在期限內完成海報的繪製,但美宣卻忘記送印,導致海報無法張貼、宣傳。海報印了兩張,是為了協助引導社員至活動地點;但因海報太晚完成並送印, 其實不需要印製兩張、也不需大圖輸出。未來若發生相同狀況,海報僅印製一張即可,尺寸為四開。
    4. 活動企劃書中,漏了「行前預演」(並以此為憑,租借場地)。因社團助教不允許社團未經正式文件就使用學校場地。未來在辦OPED活動時,應記得於活動企劃書上註明「行前預演」。
    5. 試映時,發現第一片光碟的影片畫質太差,經測試後發現並非檔案格式的問題,推測是影片本身畫質就不高的緣故。OPED組長應主動聯繫點歌者,告知其影片格式或畫質不符合活動需求,是否能換一部影片、換一首歌、或是取消點播。
    6. 續上,未來的點歌表單可新增「聯絡方式」欄位,並在公開回應表單時將該欄位隱藏。
    7. 試映時間應明確告知每個幹部,以避免因訊息傳遞不完全而產生誤會。
    8. 試映:於OPED活動前三週就應開始進行驗收,可訂定二或三天驗收一片光碟,並在活動前第二週就全部驗收完畢,而後再進行活動預演。
    9. 一、二年級參與之社員人數不夠多,宣傳不足。未來可不侷限在社團的公開平台上宣傳,也可至FB的各學年新鮮人社團、或本校的領袖人才研習營網站上廣告宣傳。
    10. 可在第一片光碟的開頭,新增自製的「注意事項」小動畫。
    11. 「中場休息」字樣,應位於該光碟的結尾、而非下一片光碟的開頭。
    12. 有社員提供的影片上已有附上字幕,但還是應該要再上一次字幕,不應直接使用;但也有人認為,若影片原有字幕完整且清楚易讀,就不需再另外製作字幕,以免造成不必要的時間浪費及製造畫面混亂。下一屆可以將此列入考慮項目。
    13. 點歌期間,應更積極宣傳。FB社團的宣傳文章不要使用「置頂」功能,用手動推文方式應較佳。
     14. 歌曲數量有點不足、且類型不夠多元。點播截止日過後,OPED組長也可自行加入其他各個類型的歌曲,才不至於讓整個活動都偏向某一風格。
    15. 點歌表單都留有「備註」欄位,若點歌者有需求都可以留言。
    16. OPED「組長」,若能有個正式的小組,能夠更有效率,也能夠掌握更多方面的工作,例:上字幕、校正、宣傳等。
 
  二、活動當日
    1. 焯炤館一樓演講廳的設備品質很差(如:壁燈、DVD播放器),未來舉辦OPED活動,建議借用焯炤館地下演講廳。
    2. 影片字幕有錯誤未訂正(《記錄的地平線》作品名稱有錯字)
    3. 歌單未事前整理及列印,有些用字有誤或不正式也沒有修正。
    4. OPED組長遲到。因活動光碟在其手上,若當天有準時到場,便能及早發現學校DVD播放器出問題,可以使用替代方案(使用筆電播放)而不至於讓活動當天突發的設備問題延誤到活動時間。
    5. 續上,事實上本次活動的場地租借有算入彈性時間,但卻因為校方出錯而導致場地使用時間不夠(原借到晚上七點,場地費用也是繳交早上十點至晚上七點的費用,但晚上六點時學校工讀生就來通知場地使用時限已到)。未來若再發生類似的突發狀況,應與工讀生做確認。
    6. 原已安排人員替幹部買午飯,但仍有人擅自離場吃飯。
    7. 應嚴加掌握無線麥克風電量,才不至於發生麥克風很快就沒電的狀況。
    8. 活動時間延誤:因演講廳的DVD播放器出問題而耽誤了二十分鐘。未來應加入彈性時間,延長場地的租借時間。
    9. 有社員反映,ending曲的氣氛不搭。未來的ending曲可選擇較熱血沸騰的歌以炒熱氣氛、或是慢歌讓大家收心。
 
伍、臨時動議
  一、下次開會時間地點:5/14(三)18:00,皮諾丘。
  二、下次開會議題:成果發表週行前討論、電玩大賽的人員配置及預算。
  三、電玩大賽的海報截止日為5/30(五)
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