~輔大動漫電玩研習社~

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[社務]會議紀錄0926

 

肆.提案討論

暑期統籌迎新茶會與社務、社團博覽會及迎新茶會之檢討

一.暑期統籌迎新茶會與社務

  1. 每次出外討論,皆無籌備完全,導致當日討論內容少,無達到開會之目的。
    (:音樂關每次只討論出些許題目,無開會之效果)
  2. 社長並無安排每位關主或是幹部之暑期行事,無分配工作清楚和了解各關主之工作狀況。
  3. 暑期開會時間為統籌,未在上次開會中擬定下次開會時間,時間定案也未查明當天有FF或是他類的活動導致開會延期,也未將上次開會時未處理完全之問題於下次開會中討論,須馬上改進。
  4. 關主在開會時如無法到達,應派代理人前來,並且給代理人準備好的資料,要整理過,而非草草準備,帶來麻煩。
  5. 關主的徵題方式需再更正式一點,這次徵題方式稍微草率,導致徵到的題目微乎其微,應須事先與幹部們討論徵題方式方向要求等,而徵題的表單應是關主負責,此做法比較方便更改與了解第一消息。
  6. 訊息的傳遞,十分的不明確與不確實,如迎新茶會的關卡中將會使用到考古題並未公布,行事曆中的社課時間也未和社課老師確認,導致講課老師並不清楚有此事,或是場次的時間也未查清楚,導致必須得跟改以安排的行事曆,希望此後不在發生同樣的事情,當面說明清楚確認,達到最佳效果。
  7. 社務(:行事曆)沒有最早討論完成,各個幹部的工作分配也不佳。
  8. 幹部在發布大型活動時,應明確告知。才不會發生有告知,而社員沒注意到的情況。

二.社團博覽會

  1. 有人反映問卷問題太多,應把一些不需要的題目刪除或是改為勾選式,或是在新生填單時,溫馨提醒不須全填完等,建議:把迎新時間是否能前來參加之問題,放在第一頁。
  2. 發傳單次數太少,如攤位有很多前來協助的社員,幹不可以請社員幫忙發,社員們也可以自發性地發送傳單。
  3. 幹部優先、排班表上的工作人員,需付哲該時段的人員調配,不要讓過多的社員,在攤位內聊天,招呼新生應是幹部之工作。
  4. 此次社團博覽會並無會前會,應在事前再開一次會,討論出對新生們的疑問有統一的說明方法(:說明社課內容此次並未有統一的說法,會誤導新生對社課的感覺)
  5. 需派人與桌遊社的人們打好關係,千萬不要令對方感覺我們正在打對台。

三.預演

  1. 確認場地:就算是借到了場地,在開始的前一天也必須前去確認,是否確實可以租借到欲預借的場地。
  2. 此次預演未安照時間表進行,而是直接跑關,許多問題點並無法從此次預演中發現,希望下次改進。
  3. 中餐問題:未掌控好出外用餐的時間,下次或許可以統一處理中餐問題。
  4. 前來協助預演的學長或是以前有玩過的幹部,應更加注意到關卡的進行模式是否合適,玩法是否適當,整個流程是否有瑕疵等。

四.迎新茶會當天

  1. 溝通連結的不佳,未確實通知工作人員前來協助,也無確認工作人員人數(:到當天才得知有一位隊輔不能來、攝影師是當天才知曉自己是攝影師等)
  2. 分組:次次分組問題非常嚴重,人數十分的不均勻,新生的名牌數不足,先寫好名字的新生未出現,回未確定的前來眾多,導致招待一人忙不過來,前往的問卷調查也無分配好,希望下次可以改成當場分配組員,紙張不應該缺少,招待人員增加,靈機應變很重要。
  3. 時間流程未抓準確,開場有延誤到10分鐘,不過也已提早10分鐘開始解決,但是表演關嚴重誤點,以至於新生感到不耐,後面行程也跟著延誤,下次關主應更掌控時間,場控也須更有警覺,找多一點機動來當輔助,不要讓人力閒著。
  4. 音樂關:答案有問題,給分標準未統一,對答案方式有問題,關主並未拿出答案與幹部們討論,希望下次有統一的規格。
  5. 表演關:關卡進行模式整個不適合,一組派三人連續演兩次,未設想到第一次表演不佳的新生,可能會喪失信心,無心情持續演兩次,此方法需得重新規劃,另外表演關的評審座位有點遠,導致有些評審有聽不到的情形,需得改善。
  6. 評分:這次評分未把分數加權清楚,需要改進。
  7. 開始前、開始後,都要確定電燈,場佈的配置。

.臨時動議
  .下次開會時間訂於9/30星期日,早上十點,於伯朗中山店舉行。

  .社遊場勘於9/28早上九點於動物園站集合。

  .烏克麗麗社取代布袋戲社將進駐我們社辦隔壁,那時對方提出要我們分享英語演講社的社辦空間給他們一同共享,我們並未答應,需與英語演講社接觸過一同商談。

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